【第6話】『倉庫業務の外注』

スタッフたにぐちの加入により、業務が分担されてとても助かりました。
それとは別にもうひとつ良いことがありました。
話し相手ができて、頭の中にあった考えを言語化したり一旦取り出して置いておいたりすることができるようになりました。 考えていたアイデアを実現しやすくなったし、後回しにしがちだったことも以前より効率よくできるようになりました。
私が「できる子」になったわけではなく、「できる子」が加入した結果です。

そのおかげもあり、出張イベントや卸先様も増え、ネットショップの売り上げも増加して、ポーランドからの入荷の物量も頻度も上がりました。

イベントや卸先さまへの商品は、数十点から一千点ほどになることもあり、これを自宅で対応することが難しくなってきました。 同時に毎日のネットショップからのご注文の発送もあります。 平日は毎日、英語のクラスもあるのです。

自宅の一室で押し入れに詰め込んでおける量ではなくなり、出しっぱなしになりました。
廊下や玄関にも段ボール。
いつからか実家の1室を借りて英語教室をするようになっていました。

「そろそろ倉庫業務を外注したほうが良いのでは？」
そう思うようになりました。

幸い、通販サイトの在庫管理や商品の発送を請け負ってくださる業者さまに出会うことができました。 大量の商品の引っ越しも、商品管理や出荷のオペレーションのマニュアル化も、自分たちが思う品質のサービスを提供できるようになるまでのやり取りもとってもたいへんでした。

それまでは、よく言えばおおらかで自由にやってきたので、何もかも自己流でした。困ったことがあれば、自分で考えて自分で臨機応変に対応したら良かったのです。これを外部の業者さまにお願いするとなると、本当にちいさなことまで決めてマニュアル化していかなければなりません。

初めのころは「そんなことまで聞かれるのか？そりゃそうだ。他人から預かった商品を梱包するように依頼されているのだから。」「いや、それは先日お話ししたじゃないか？あ、そうか。話しただけでなく、マニュアルに追加してもらわないとね。」「え？リボンの長さ？長すぎず短すぎず、美しく見えてちょうど良い感じの長さで。何センチ？だいたいこんな感じだもんで、えーっと。。。」という感じで新しく決めることばかり。最初の最初は、かえって面倒になってないか？と思うこともありました。

それでもやはりメリットの方が大きかったです。
外注したことで、ポーランドから届くたくさんの貨物の受け入れを倉庫業者さまに任せることができるようになり、入庫作業で日常の営業がストップすることも無くなりました。
急にご依頼されたイベントの準備も、商品の梱包作業をお願いできるようになり、販売に専念できるようになりました。
自宅では段ボールから出したり入れたりして商品を収納していたのですが、倉庫の棚にずらりと美しくならび、管理しやすくなりました。
そして、ネットショップからのご注文があると、データを送信するだけでその日のうちに発送してくれるのです。

お気づきかもしれませんが、現在は倉庫業務も自社で行っております。
岡崎店に倉庫が併設されているのです。小さな倉庫です。

その日にシフトに入っている岡崎店のスタッフが、日替わりでネットショップのご注文を確認し、倉庫からピッキングして梱包、出荷しております。 イベントや卸先さまへの荷物の梱包も、シフトに入っているスタッフが行います。
すごくたくさんのスタッフがいるように感じられるかもしれませんが、1日の営業時間を半分に分けて2人のスタッフが早番遅番を組んで勤務しているのです。入れ替わりの時間を除くとひとり。

実際には、以前「裏ボス」と呼ばせてもらいましたが、スタッフたにぐちがちょこちょこ店に顔を出して倉庫業務や卸先さまとのやりとりを監督してくれています。出荷がたくさんあるときは、臨時で荷造り隊が出勤することもあります。

岡崎店と岡崎倉庫については、第8話でお話ししようと思います。
今回は、少しずつ業務が拡大して一部を外注することにした時期のツェラミカのお話しでした。